Stap 3 van het communicatieadvies

Plan van aanpak

Het plan van aanpak voor jouw communicatie is de tactische uitwerking van het strategisch plan. In het plan stel je de volgende zaken aan de orde:

Formuleer je doelstelling per doelgroep

Hoe duidelijker je jouw doelen formuleert, hoe meer kans je hebt dat je deze ook zult realiseren. Maak ze SMART. Dat staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

Specifiek

Omschrijf je doel concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven (niet een inspanning). Een heldere doelstelling geeft antwoord op de zes w-vragen:

• Wie betrek je erbij?
• Wat wil je bereiken?
• Waar ga je het doen?
• Wanneer doe je het?
• Welke delen van je doelstellingen zijn esssentieel?
• Waarom wil je dit doel bereiken?

Hoe preciezer je de doelstellingen formuleert, hoe makkelijker je er invulling aan kunt geven.

Meetbaar

Aan een heldere doelstelling is een meetbaar getal verbonden. Hoeveel gaan we realiseren en hoe kunnen we dat meten? Doe zo mogelijk een nulmeting om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel

Is er draagvlak voor wat je wilt gaan doen? Past het binnen het beleid en de doelstellingen van jouw organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Je kunt het draagvlak vergroten door mensen actief te betrekken bij het kiezen en formuleren van de doelstelling. Het is belangrijk ze daarbij daadwerkelijk inspraak te geven en de doelstelling positief te formuleren.

Realistisch

Zijn de benodigde inspanningen aanvaardbaar en kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende kennis, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert niemand. Maar een te makkelijk doel daagt mensen niet uit en geeft geen bevrediging. Het beste is daarom doelen te stellen die net boven het niveau van de persoon of de organisatie liggen en die circa 50% kans van slagen hebben. Als mensen dat doel realiseren dan voelen ze zich trots en dat geeft energie voor nieuwe doelen. Stapje voor stapje kun je zo grote doelstellingen bereiken.

Tijdgebonden

Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke begin- en einddatum. Bij lange termijndoelen kan de einddatum wat flexibeler worden geformuleerd en gaandeweg het tijdpad precieser worden vastgesteld.

Stel de boodschap vast per doelgroep

De boodschap is een logisch gevolg vanuit de doelstelling. Als je de doelstellingen goed hebt beschreven kun je de boodschap die hieruit voortkomt meestal kort en krachtig formuleren.

Kies de in te zetten middelen

Kies een middelenmix in je plan van aanpak dat in verhouding staat tot de te bereiken doelen en doelgroepen. Houdt daarbij ook rekening met het beschikbare budget. Uiteindelijk bepaalk ja vanuit deze randvoorwaarden welke middelen je inzet per doelgroep.

Maak een globale planning

Voor kortetermijndoelen maak je een gedetailleerdere planning dan voor langetermijndoelen. Om het verloop in de tijd aan te geven van de verschillende activiteiten is het handig een activiteitenplan en bijbehorend tijdschema op te stellen. Dit kan je gebruiken om tijdens het project de voortgang te bewaken.

Maak een begroting

In het plan van aanpak geeft je ok een betrouwbare indicatie van de kosten die benodigd zijn voor de realisatie. Hiermee bereik je dat de te maken kosten voor de communicatie passen binnen het financiele budget dat beschikbaar is om de doelstellingen te halen.