Stap 2 van het communicatieadvies

Strategisch advies geeft effectieve communicatie

De communicatiestrategie is de wijze waarop je jouw communicatiedoel gaat bereiken. De communicatiestrategie vormt een brug van communicatieknelpunten naar doelgroepen en communicatiedoelen. Het gaat dus om het doel dat je wilt bereiken en de weg waarlangs je dat doel wilt bereiken. De strategie geeft jouw aanpak weer op hoofdlijnen. In het plan van aanpak ga je de aanpak gedetailleerder uitwerken. In de praktijk loopt de strategie vaak vloeiend over in het plan van aanpak en is de grens niet altijd even duidelijk.

Communicatiedoelgroepen

Bij wie wil je wat bereiken met je communicatie? Daar gaat het om bij het bepalen van je doelgroepen. Belangrijk is na te gaan welke doelgroepen de hoogste prioriteit vragen om tot een oplossing te komen. Je kunt je communicatie hier primair op afstemmen. Bij de latere uitwerking is het belangrijk dit onderscheid tussen de doelgroepen te betrekken. Het kan nodig zijn per doelgroep een aparte boodschap en een specifieke benaderingswijze te kiezen. Het is daarbij belangrijk de 'taal van je publiek' te spreken. Jongeren bijvoorbeeld zul je anders benaderen dan senioren. Ook kun je onderscheid maken tussen interne en externe doelgroepen.

Communicatiedoelen

Voor het bepalen van de strategie volstaat het als je communicatiedoelen vaststelt die de richting aangeven waarin je de oplossing zoekt voor jouw communicatieknelpunten. Bij de uitwerking van de communicatiestrategie in het plan van aanpak werk je de communicatiedoelen verder uit tot concrete communicatiedoelstellingen. Deze ga je dan zo concreet mogelijk en kwantitatief beschrijven.

Kennis, houding en gedrag

Je communicatiestrategie ga je per afzonderlijke doelgroep afstemmen met het inzicht dat je tijdens de communicatieanalyse hebt gekregen ten aanzien van kennis, houding en gedrag bij bij de doelgroepen. Een evenwichtige balans hierin is noodzakelijk om je doelen te kunnen realiseren. Afhankelijk van de aard van de communicatievraagstukken kun je in de aanpak keuzes gaan maken. Is je communicatie uitsluitend gericht op het overdragen van kennis of wil je ook houding of zelfs gedrag beïnvloeden. Die twee laatste opties vragen een aanzienlijk intensievere aanpak en inzet van zwaardere communicatiemiddelen.

Interactief communiceren is een must geworden

Bij je communicatiestrategie beslis je ook of je uitsluitend vanuit je eigen organisatie, dus zender gericht, wilt communiceren of dat je er juist voor kiest de interactie met je doelgroepen aan te gaan. Kies je voor die laatste optie dan vraagt dat om de inzet van andere communicatiemiddelen. Met de opkomst van sociale media is hierin een duidelijke trendbreuk ontstaan. Consumenten en burgers zijn tegenwoordig een actieve partij in de communicatie. Ze weten gemakkelijk andere informatiebronnen te vinden of plaatsen zelf informatie op het internet. Ze wachten niet tot ze iets ontvangen van jou, maar gaan zelf op zoek en delen met elkaar de gevonden informatie. De vraag is dan wie als meest betrouwbare afzender wordt gezien. Menig organisatie heeft inmiddels ervaren dat wanneer je geen rekening houdt met deze veranderende rolpatronen in de communicatie de eigen communicatie veranderd in praten tegen 'dodemansoren'. Het gebruik van bijvoorbeeld Twitter is daarvan een duidelijk voorbeeld. Je doet er verstandig aan vooraf goed na te denken over de rol van sociale media in jouw communicatiemix.

Omgevingsfactoren bepalen middelenkeuze

Naast de hiervoor genoemde aspecten zijn er nog een aantal factoren die de inzet van communicatiemiddelen bepalen. Een goed omgevingsbewustzijn zal je helpen hierin de juiste keuzes te maken. Het gaat daarbij om vragen als:

• Communiceer je pro-actief of reactief?
• Kies je voor een enkel communicatiemiddel of ga je voor een middelenmix en multimediale campagne?
• Benader je de doelgroepen individueel, groepsgewijs of massamediaal?
• Zend je jouw informatie rechtstreeks of via intermediairen?
• Kies je voor een bottom-up of top-down benadering?
• Kies je een toonzetting als verleider, partner of ga je voor de rol van gezaghebber?
• Hoe stem je af met andere (politieke) gebeurtenissen?
• Werk je samen met andere afdelingen in je organisatie, zoals Marketing en PR?
• Op welk moment kun je het beste communiceren, doe je dit éénmalig of herhaal je de boodschap?

Met het vaststellen van deze aspecten heb je jouw strategie bepaald en kun je verder gaan werken aan je plan van aanpak, waarin je de strategie gedetailleerder uitwerkt op tactisch en operationeel niveau.